فضای اداری و روانشناسی طراحی فضای اداری

بیایید صادق باشیم؛ طراحی فضای اداری تقریباً حرف آخر را می زند. شرکت های قدیمی سعی می کردند تا حد ممکن با خرید وسایل و مبلمان ارزان، در هزینه های خود صرفه جویی کنند. مبلمان خود را به صورت هم ردیف می چیدند تا از کوچکترین فضاها، حداکثر استفاده را بکنند و در یک فضای کوچک، تعداد زیادی کارمند را جای دهند.
اما شرکت ها خیلی زود متوجه شدند که این نماهای اداری، اثرات مخرب عمیقی روی عملکرد پرسنل آن ها دارد. محققان نشان دادند که با کنار گذاشتن مدل های قدیمی، کارایی کارمندان بیشتر شده و در نتیجه سود بیشتری هم حاصل خواهد شد.
در این مطلب اثرات این تغییرات بر روح و روان کارکنان را شرح می دهیم. نگاهی به این تغییرات می اندازیم و اینکه بزرگترین شرکتهای دنیا نیز با اعمال این تغییرات به سودهایی هنگفت دست یافته اند.

فضای اداری باز، امکان برقراری روابط را ایجاد می کنند

در گذشته بدون درنظر گرفتن نوع شرکت، همگی آن ها از فضای اداری و محیط یکسانی برخوردار بودند. به کارمندان اتاق های کوچکی تعلق می گرفت؛ سرپرستان اوضاعی بهتری داشتند و اما اتاق رئیس، فضایی مجلل با نمایی فوق العاده بود. اما امروزه، همین شرکت ها به سرعت در حال تبدیل شدن به فضاهایی بزرگ و باز به عنوان فضای اداری خود هستند.
این نوع از محیط های کاری بزرگ، امکان کار کردن پرسنل در کنار هم را فراهم کرده اند. حتی دیوار اتاق های کنفرانس کاملاً محصور نیز شیشه ای است. بعضی شرکت ها مانند تویتتر حتی یک قدم جلوتر رفته اند و در ورودی ساختمان خود، فضایی بزرگ و عمومی تدارک دیده اند که کارمندان قبل از رفتن به ساختمان اصلی، باید از آن عبور کنند.
اما مزایای این نوع از ساختمان ها چیست؟ محققان معتقدند که اگر بین کارکنان رابطه اجتماعی گرمی برقرار باشد؛ آنها با شرح مشکلات کاری، به راه حل های بهتری خواهند رسید.
مزیت دیگر آن، پرورش حس مسئولیت پذیری است. از آنجایی که هیچ دیوار آجری یا دری بین کارمندان وجود ندارد؛ احتمالاً بیشتر به وظایف خود خواهند پرداخت.

بازدهی بیشتر با محیط های کاری وابسته به نوع وظیفه

فضای اداری کاملاً باز هم خالی از عیب نیست. تصور کنید شما در حال تمرکز بر روی یک کنفرانس مهم هستید اما چند قدم آن طرف تر دوستان شما در حال برنامه ریزی برای آخر هفته هستند. از این رو بعضی از شرکت ها، فضاهای کاری انعطاف پذیر را ترجیح می دهند.
منظور از فضای انعطاف پذیر چیست؟ به جای آنکه به هر کارمند یک میز اختصاص داده شود؛ فضاهای مختلفی درنظر گرفته شده است. میزی باز برای کار کردن با کامپیوتر و یا گردهمایی های عمومی و در کنار آن اتاق هایی کوچک و کاملاً آرامی نیز تعبیه شده که افراد در صورت نیاز به داشتن آرامش و تمرکز می توانند به آنها پناه ببرند.
بدین ترتیب کارمندان در انتخاب محل کار خود آزاد هستند. اتاق های آرام می تواند انتخاب افراد درون گرا برای جمع کردن افکارشان باشد و محیط های باز هم برای افراد برونگرا و پرانرژی مناسب هستند. این نوع از فضاها در شرکت های بزرگی چون گوگل و ساختمان های حسابداری و مالی استرالیادیده می شوند.

اعمال سلیقه شخصی روحیه کارمندان را بالا می برد

همه ما همکارانی داریم که دائم در مورد فضاهای زندگی شخصی خود مثلاً طرح دیوارها، صحبت می کنند؛ آنها همیشه موضوعی برای گفتن دارند. بعضی افراد ممکن است؛ تصور کنند که بیان این موارد در محیط کار، امری غیرحرفه ای است اما مطالعات اثبات کرده است که این شرایط با موفقیت شرکت همراه خواهد بود.
دانشجویان روانشناسی دانشگاه Exeter طی آزمایشی، کارمندان یک شرکت محلی را به چهار گروه تقسیم کردند. گروه اول اجازه اعمال نظرات شخصی در اتاق های کوچکشان را نداشتند؛ گروه دوم فقط می توانستند در مورد دکور دیوارها نظر بدهند و در مورد مبلمان خیر، دسته سوم می توانستند هر چیزی را به دلخواه خود تغییر دهند و آخرین گروه اجازه اعمال سلیقه را داشتند اما می بایست پیرو قوانین باشند. در پایان تحقیق مشاهده شد که بازدهی گروه سوم از همه بیشتر بوده است.

نور طبیعی به بهبود کیفیت زندگی و کاری کمک می کند

آیا هیچ چیزی افسرده کننده تر از یک اداره کاملاً پوشیده هست؟ شرکتها دریافته اند که برای حفظ سلامتی کارکنان خود باید شرایطی را پیش بیاورند که نور آفتاب به درون ساختمان بتابد. آزمایشی که توسط Northwestern Medicine و دانشگاه Lllinois انجام شد؛ اثبات کرد: پرسنلی که محیط های کاری آنها شیشه ای است؛ 173 درصد بیشتر از نور آفتاب بهره می برند و در نتیجه شب ها 46 دقیقه بیشتر خواهند خوابید. این خواب راحت قطعاً در بهبود عملکرد آنها تأثیرگذار می باشد. برای هدیه کردن این مزیت به اداره خود، از پنجره های بزرگی که از کف تا سقف امتداد یافته اند؛ استفاده کنید.